RGPD 2018

POLITIQUE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES (d’application à partir du 25 mai 2018)

 

La SCRL Optimut, dont le siège social est situé Chaussée de Tirlemont, 20 à 4520 Wanze, attache une très grande importance au respect des données privées de ses clients.

Elle est identifiée ci-après en qualité de « responsable de traitement » de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution de ses activités et consacre toute son attention au respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 ( MB du 3 février 1999) transposant la directive européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995 et rendue obligatoire par l’Arrêté Royal du 13  février 2011 ( MB du 13 mars 2001) puis renforcée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 25 mai 2018.

La politique relative à la protection des données personnelles vous fournit des informations sur le type de données collectées par le responsable de traitement, sur la manière dont elles seront traitées et sur les modalités d’exercice de vos droits relatifs à ces données.

 

  1. Quelles données personnelles traitons-nous et comment les récoltons-nous?

Les données à caractère personnel traitées concernent différentes catégories de personnes :

 

• Membres: Il s'agit de toutes les personnes qui sont clientes des magasins d’ Optique Point de Mire. 

• Membres du personnel.

• Prestataires de soins: médecins, infirmièr(e)s, établissement hospitalier ...

• Fournisseurs et prestataires de services.

. Autres: il s'agit de toutes les personnes qui ne peuvent être classées dans l'une des catégories ci-dessus, mais qui entrent néanmoins en contact avec le responsable de traitement et dont les données personnelles peuvent être traitées. (par exemple : les candidats à un emploi).

Les données personnelles traitées sont:

• Données d'identification: nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de registre national ...

• Données personnelles sensibles: données médicales spécifiquement ophtalmologiques.

• Données financières et administratives: données sur les salaires, numéro de compte bancaire ...

• Données caractéristiques: âge, sexe, état civil, ...

• Image: photos, images de caméra ...

• Données personnelles numériques: adresse e-mail, adresse IP ...

• Autres données: celles qui sont nécessaires à l'exercice de nos activités ou imposées par la loi.

Toutes les données personnelles que nous traitons nous ont été envoyées soit par un envoi légalement réglementé, soit par une de nos organisations partenaires ou par vous-même.

Cela peut se faire par contact direct avec nos magasins ou via nos canaux digitaux, en remplissant nos documents administratifs (formulaire(s) de contact, en utilisant le site web (cookies),…..

Les données peuvent aussi être récoltées lors d’évènements extérieurs que nous organisons ou auxquels nous participons (stand, salon, Solidaris Day,…….), ou à l’occasion de nos jeux concours, que ce soit sous forme écrite ou électronique (notamment via notre site Internet https://www.optique pointdemire.be ou les réseaux sociaux).

Nous ne traitons pas de données relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou votre appartenance syndicale à moins que la législation nous l’impose ou que ce traitement soit nécessaire et légitime pour la bonne réalisation de notre mission ou du service à vous rendre.

  1. Objectifs de la collecte des données

Vos données personnelles sont traitées à des fins différentes, qui dépendent des services que vous contactez et / ou du statut (membre, membre du personnel, prestataire de soins,  ...) avec lequel vous entrez en contact avec nous.

A. Obligations légales

Si vous rejoignez le réseau Optique Point de Mire, un certain nombre de détails sont nécessaires pour la mise en œuvre de ses missions légales. Ceux-ci incluent toutes les données nécessaires pour:

-) assurer un suivi complet et professionnel de votre dossier

-) assurer le suivi correct en cas de garanties ou de réparations

 

• B. Obligations contractuelles

 

Si vous souhaitez devenir membre ou faire appel aux services du responsable de traitement, certains de vos détails sont nécessaires pour assurer la gestion du dossier client et des services proposés au membre.

 

Il s’agit des données suivantes:

• Données d'identification: nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de registre national ...

 

• Données personnelles sensibles: données médicales spécifiquement ophtalmologiques.

 

• Données caractéristiques: âge, sexe,…

Données personnelles numériques: adresse e-mail, adresse IP ...

• Autres données: celles qui sont nécessaires à l'exercice de nos activités ou imposées par la loi.

Il vous reste la possibilité de fournir ou non vos informations, mais le responsable de traitement ne peut pas être obligé de répondre à vos besoins en cas d’informations incomplètes ou peut refuser de vous servir en raison d’informations manquantes.

C. Intérêts légitimes

 

Le responsable de traitement fait valoir un certain nombre d'intérêts légitimes, non seulement pour assurer son bon fonctionnement, mais aussi pour faciliter et améliorer  le service au client en vue de le rendre aussi efficace et continu que possible, et ce dans le but de répondre à ses besoins actuels et futurs.

Le responsable de traitement souhaite ainsi que le plus d’usagers puissent profiter de ses services tout en tenant les membres existants au courant des nouveautés, des promotions ou des avantages et services.

C'est la raison pour laquelle vos données peuvent être utilisées par le responsable de traitement afin de vous informer de ses nouveaux avantages, services et de ses promotions, moyennant le respect d’un équilibre entre l'importance de l’information à communiquer et votre intérêt à ne pas être submergé par ces informations.

Vos données pourront être utilisées ultérieurement à des fins identiques.

 

    D. Autres finalités

Le traitement de vos données personnelles est également possible pour la réalisation des activités de support du responsable de traitement ( par exemple, la réalisation d’un audit qui a pour but d'améliorer la qualité des services).

 

  1. Consentement

Pour certaines données et certains traitements, le responsable de traitement demandera votre autorisation.

Vous avez toujours le droit de retirer votre consentement, par courrier ou par courriel à notre délégué à la protection des données via info.optimut@optimut.be

 

  1. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

 

Il est possible que vos données soient communiquées à des tiers lorsque cela est nécessaire pour l'accomplissement de l'un des objectifs décrits ci-dessus ou lorsque cela est légalement requis.

 

Les tiers comprennent:

 

- Les autorités administratives:

 

  • Le ministère public (parquet et procureurs) et les tribunaux en cas de litige;
  • Les organismes de sécurité sociale pour l'accomplissement de leurs missions légales;
  • L'inspection de l'assurance maladie dans l'exercice de ses fonctions légales;
  • Le CPAS dans certains cas

- Nos organisations partenaires:

  • Les Mutualités Socialistes (à la fois l'Union Nationale et les fédérations régionales);

- Parties externes:

  • Nos avocats et huissiers de justice en  cas de litige;
  • Les auditeurs externes;
  • Les prestataires de services, informatiques ou autres répondant à la qualification de sous-traitant au sens du RGPD et respectant les contraintes de cette réglementation.

Nous sommes obligés de choisir un processeur qui respecte la législation sur la protection de la vie privée et de prendre les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour assurer le traitement correct des données personnelles.

Un contrat de sous-traitance est conclu avec chaque sous-traitant conformément à la loi.

  1. Communication en dehors de l’UE

Vos données personnelles peuvent être transmises en dehors de l'UE, mais uniquement dans les cas suivants:

 • Si vous le demandez dans le cadre d'une convention internationale;

• Lorsque c’est nécessaire pour vos intérêts vitaux;

. Si vous avez donné une autorisation explicite.

  1. Conservation

En général, vos données seront utilisées et stockées pour une durée de 3 à 30 ans en fonction de nos obligations légales, en suivant les directives et circulaires applicables et / ou en réalisant nos autres activités.

Si vos données ne sont plus utiles ou s'il n'y a pas d'intérêt légitime, le responsable de traitement supprimera vos données.

 

  1. Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?

Lorsque des données personnelles vous concernant sont traitées, vous disposez d'un certain nombre de droits légaux, répertoriés ci-dessous.

Pour exercer ces droits, vous devez adresser une demande électronique ou écrite à notre délégué à la protection des données. 

Nous pouvons vous demander d'inclure une copie de votre carte d'identité afin que nous puissions vérifier votre identité en cas de doute. 

Le refus de fournir cette information pourrait entraîner le refus de traiter votre demande.

Vos coordonnées peuvent être utilisées pour vous contacter, soit pour demander des éclaircissements, soit pour vous tenir au courant de l'évolution de votre demande.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :

  • Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles.

 

  • Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.

 

  • Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles.

 

  • Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

 

  • Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, y compris le profilage lié au marketing direct.

 

  • Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

 

  • Droit à la portabilité de vos données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer à un tiers.

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus en nous contactant via les canaux suivants (disponibles à partir du 25 mai 2018) :

  1. Formulaire électronique
  2. ou en nous envoyant une lettre à SCRL Optimut,– Data Protection and Privacy Office – 20, Chaussée de Tirlemont, 4520 Wanze
  3. ou un e-mail à l’adresse suivante : info.optimut@optimut.be
  1. Sécurité et protection des données personnelles

Le responsable de traitement assure la confidentialité de vos données personnelles.

Toutes les mesures techniques appropriées sont prises pour prévenir les incidents tels que les dommages, la perte, la destruction, l'inaccessibilité ou la divulgation de vos informations personnelles.

Les ordinateurs et serveurs utilisés pour stocker des informations personnelles identifiables sont conservés dans un environnement sécurisé. Les membres de notre personnel sont tenus de respecter la confidentialité de vos informations de même que les prestataires de services sous-traitants et les organisations partenaires.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque vous utilisez Internet pour transmettre des renseignements personnels.

  1. Comment nous contacter ?

 

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles visée par cette politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par courrier adressé à  SCRL Optimut,– Data Protection and Privacy Office – 20 Chaussée de Tirlemont, 4520 Wanze ou par e-mail à l’adresse info.optimut@optimut.be

Le responsable de traitement se réserve le droit d’apporter des modifications à cette politique de confidentialité. En mettant sur le site Internet une nouvelle version à votre disposition, cette nouvelle version entre de plein droit immédiatement en vigueur.